المسمى الوظيفي: Administrative Assistant – NYUAD Institute

الشركة: New York University Abu Dhabi

تفاصيل الوظيفة: مواطني دولة الإمارات العربية المتحدة مدعوون للتقديم

تسعى جامعة نيويورك أبوظبي (NYUAD) إلى تعيين مساعد إداري مسؤول أمام المدير المساعد للبرامج الأكاديمية.

يوفر هذا الموقف الدعم الإداري والفني والتنظيمي لمعهد جامعة نيويورك أبوظبي. سيقدم المساعد الإداري الأدوات التقنية والعملية لتخطيط البرامج ، وهي ضرورية لتحقيق النجاح في البرامج الافتراضية والبرامج الشخصية عند التشغيل. يتطلب الدور شخصًا استباقيًا يعتمد على الحلول ، ومختصًا في دعم أحداث التكبير / التصغير / الندوة عبر الويب بشكل مستقل ، وتشغيل التقارير عن Salesforce / Tableau و Excel. يجب أن يتمتع هذا الفرد بمهارة اتصال جيدة ، وخبرة في تخطيط الأحداث في بيئة أكاديمية ، مع الاهتمام بالتفاصيل لتسهيل برمجة الويب الافتراضية والمعرفة التحليلية لتشغيل التقارير وتحليلها.

المهام الأساسية

• تطوير وإدارة جميع الجوانب الفنية للبرامج القائمة على الويب
• التنقل واستكشاف المشكلات الفنية وإصلاحها ، ودعم البرامج الافتراضية بما في ذلك المحادثات المسائية وورش العمل والمؤتمرات المفتوحة و / أو المغلقة للبرامج العامة في المناطق متعددة الأوقات (مرونة الوقت هي المفتاح)
• إدارة الاتصال مع المشاركين ، وضمان الدعم قبل البرنامج (تدريب قصير إذا لزم الأمر) ومساعدة منظمي البرنامج في إرسال / تلقي المعلومات المتعلقة بالندوة عبر الإنترنت.
• اجمع بيانات الندوة الإلكترونية لإعداد تقرير عنها
• معالجة المدفوعات وتتبعها وحلها في كل من AD و NY (رواتب للمراجعين)
• التوفيق بين بطاقات الشراء ومدفوعات الأتعاب وسداد تكاليف السفر والمصروفات وإعداد البائعين وشراء السلع والخدمات
• حافظ على التواصل والعلاقة مع البائعين ، وتتبع التسجيل وتجديد تسجيل الموردين مع التمويل
• احضر تدريبات داخلية وتحديثات مالية منتظمة (عبر الإنترنت وشخصيًا).
• جمع البيانات والمعلومات لمشاركتها مع منصة بيانات الجامعة “Tableau”.
• أداء التقارير وإجراء الاستطلاعات عبر الإنترنت.
• تقديم الدعم الإداري العام للمعهد وقيادتنا ، بما في ذلك جدولة اجتماعات الموظفين ، واجتماعات اللجنة التوجيهية ، إلخ.
• معالجة وتعقب وحل المدفوعات والتعويضات وإعداد البائعين وشراء السلع والخدمات

مؤهلات

التعليم المطلوب

• درجة البكالريوس

خبرة العمل المطلوبة

• معرفة نظم وإجراءات إدارة المكاتب
• مهارات ممتازة في إدارة الوقت والقدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
• مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية
• مهارات تنظيمية وتخطيطية قوية
• يبرع في مايكروسوفت أوفيس
• اللغة العربية الناطقة

المرتب المتوقع::
*احيانا لا يكون متوفرا بناء على رغبة المعلن

العنوان: Abu Dhabi