المسمى الوظيفي: Executive Assistant and Office Manager – EEMEA

الشركة: Abbott

تفاصيل الوظيفة: المسمى الوظيفي:

أبوت هي شركة عالمية رائدة في مجال الرعاية الصحية تساعد الناس على العيش بشكل كامل في جميع مراحل الحياة. تمتد مجموعتنا من التقنيات المتغيرة للحياة على نطاق الرعاية الصحية ، مع الشركات والمنتجات الرائدة في التشخيص ، والأجهزة الطبية ، والتغذية ، والأدوية العامة ذات العلامات التجارية. يخدم زملائنا البالغ عددهم 113000 شخصًا في أكثر من 160 دولة.

سيعمل المساعد التنفيذي على دعم الرئيس التنفيذي الإقليمي وينظم فريق قيادة المنطقة الاقتصادية والشرق أوسطية ويخطط ويؤدي مجموعة متنوعة من واجبات الدعم الإداري. يأخذ المرشح المفضل زمام المبادرة للتأكد من أن العمل يتم بشكل دقيق وكامل وفي الوقت المناسب. يؤدي واجبات السكرتارية المتقدمة ويحضر مجموعة متنوعة من المسائل التجارية والطابع الشخصي للمديرين. يفهم أهداف الوظيفة ويحافظ على نظام متابعة ممتاز. يوفر دعمًا إداريًا عالي المستوى للمديرين التنفيذيين ومجموعات الإدارة من خلال تنفيذ العمليات اليومية للمكتب. يتعامل مع طلبات المعلومات ، ويجمع المواد للتقارير ويؤدي الوظائف الكتابية مثل إعداد المراسلات ، واستقبال الزوار ، وترتيب المكالمات الجماعية ، وجدولة الاجتماعات وإدارة اليوميات. قادرة على العمل مع الحد الأدنى من الإشراف والازدهار تحت الضغط. استباقية وواسعة الحيلة وفعالة مع مستوى عالٍ من الاحتراف.

ماذا ستفعل

يدير التقويم التنفيذي وجدولة المواعيد بشكل مستقل. يراقب المكالمات والمراسلات الواردة ويستجيب بشكل مستقل عندما يكون ذلك ممكناً.

يوجه إعداد السجلات مثل جدول الأعمال والإشعارات والمحاضر لاجتماعات الشركات وجميع الاجتماعات التنفيذية.

يرتب خطط السفر المعقدة والمفصلة والمسارات ، ويجمع الوثائق للاجتماعات المتعلقة بالسفر. يسهل الحصول على التأشيرة والحجز وكذلك الخدمات اللوجستية.

إعادة توجيه الأمور العاجلة للانتباه في غياب الرئيس الوظيفي. يتواصل مع كبار مديري الشركة والمديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الخارجيين.

تنسيق الاجتماعات الشهرية بما في ذلك تجميع حزم الإدارة قبل الاجتماعات ، وتسجيل محاضر دقيقة أثناء الاجتماع (عند الحاجة).

طباعة وتصنيف وترتيب وتحديث وتنسيق المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية.

يدير الأحداث والمؤتمرات من خلال الترتيب للمرافق والمطاعم ، وإصدار المعلومات أو الدعوات ، وتنسيق المتحدثين والمشاركة في مراقبة الميزانية.

يمكن أن تعمل بشكل مستقل في المشاريع من الفكرة إلى النهاية. ينظم ويخطط اللوجستيات (مثل اختيار المنشأة ، وتخطيط القائمة ، وترتيبات النقل ، والمعدات السمعية / البصرية) لاجتماعات الشركة ، والأحداث الخاصة والمؤتمرات.

يمكنه التفاوض على الأسعار عند الضرورة ويضمن اتباع البروتوكول وبما يتماشى مع الامتثال

الاتصال والتنسيق مع الفنادق وأماكن المؤتمرات للحصول على أفضل الأسعار الممكنة والزيارة الفعلية للأماكن الجديدة للتحقق من الملاءمة والملاءمة.

مزامنة جميع الأحداث الوظيفية في التقويم الوظيفي وتنسيق الأحداث وتعزيز التآزر داخل فريق القيادة.

يساعد فريق القيادة العليا أثناء تطوير المشاريع الكبرى من البداية إلى النهاية. يراقب التقدم المحرز في أنشطة المشروع ويساعد الفريق في الوثائق عند الضرورة. جدولة تحديثات الحالة وإعداد المستندات الداعمة. كل إدارة المشاريع المخصصة.

توفير وظائف إدارية متخصصة تشمل تجميع البيانات وترتيبها وإجراء الحسابات ووضع التقارير وإعدادها ومعالجة المستندات وترميزها والاحتفاظ بسجلات متخصصة وشاملة وحفظها. يعد التقارير ويحل التناقضات.

ترتيب وعمل مداخل اليوميات ترتيبات الاجتماعات بما في ذلك جميع الموارد المطلوبة وتأكيد الحضور مع الحاضرين ، أي المدير / المدراء ؛ الأطراف المحلية والدولية والخارجية عند الاقتضاء. استشارة جميع إدخالات اليوميات مع المخرج يوميًا لضمان حسن سيرها. نصيحة المديرين والمدير حول كيفية الاستفادة من الأحداث الوظيفية المختلفة من خلال مشاركة التقويم وتعظيم الأحداث المحجوزة بالفعل.

تنسيق وإدارة برامج الزيارة لنقل كبار الزوار من المطار إلى الخارج ، والتحويلات التجارية الداخلية والخاصة ، وترتيبات الإقامة ، وترتيبات الاجتماعات مع الأطراف المختلفة كما هو مطلوب من قبل الزوار ، وردود الفعل على الترتيبات إلى الأطراف المعنية. التأكد من أن جميع الترتيبات الأخرى سليمة دائمًا. بما في ذلك خط سير الرحلة وجدول الأعمال.

إدارة ومعالجة جميع طلبات الشراء من خلال ضمان إدارتها بشكل صحيح في النظام ودعم الفريق في المراقبة والتوفيق والإبلاغ عن حالة أوامر الشراء وإيصالات البضائع.

ضمان الدفع لجميع البائعين والتحقق من أن جميع الفواتير تتماشى مع سياسة الشراء الخاصة بنا.

إدارة عملية التصفية عن طريق التوفيق بين نفقات أعضاء مجلس الإدارة التي تدعم تقارير المصروفات عبر concur. تسوية شهرية لبيانات بطاقة الشركة لأعضاء الفريق

رفع طلب جميع الأنظمة المتعلقة بتقنية المعلومات

طلب وتوزيع القرطاسية للمنطقة حسب الإجراءات.

مسؤول عن تنفيذ وصيانة فعالية نظام الجودة في أبوت

الاتصال بفريق EEMEA فيما يتعلق بالاجتماعات والمعلومات والوثائق المطلوبة.

الإشراف والموافقة على العقود ومقدمي الخدمات بما في ذلك الأمن ، وقوف السيارات ، التنظيف ، التموين ، التكنولوجيا ، إلخ.

الإشراف على فرق متعددة التخصصات من الموظفين بما في ذلك النظافة والصيانة والأرضيات والأمن

ضمان صيانة المرافق الأساسية ، مثل المياه والتدفئة

إدارة الميزانيات وضمان الفعالية من حيث التكلفة

التأكد من أن المنشآت تلبي اللوائح الحكومية والمعايير البيئية والصحية والأمنية

تقديم المشورة للشركات حول زيادة كفاءة الطاقة وفعالية التكلفة على أساس سنوي

الإشراف على مشروعات الأبنية أو الترميمات أو الترميمات

نقل المكاتب من مبنى إلى آخر والحصول على مدخلات التصميم للمبنى الجديد

صياغة التقارير وتقديم التوصيات المكتوبة

الإشراف على مدير المرافق وموظف الاستقبال بالمكتب

التأكد من أن المكاتب جاهزة لـ Covid-19 مع فريق الصحة والسلامة والتفاوض على أسعار أسهم Covid-19.

التعليم والخبرة ، سوف تحضر

مؤهل إدارة الأعمال.

خبرة عملية لا تقل عن (5) سنوات.

فعال في التخطيط والتنظيم وإدارة المشاريع وإدارة المكاتب.

يجب أن يكون بارعًا في PowerPoint (متقدم) و Excel و Word (متوسط)

معرفة SAP / Concur وما يتصل بها

دعم جميع مبادرات الشركة كما حددتها الإدارة ودعمًا لأنظمة إدارة الجودة (QMS) وأنظمة الإدارة البيئية (EMS) و H & S والمتطلبات التنظيمية الأخرى.

يجب أن يكون لديك اتصال شفهي وكتابي قوي ، ومهارات شخصية وتنظيمية وأساسية في الرياضيات.

يجب أن يكون قادرًا على استخدام السلطة التقديرية والتعامل مع المعلومات الحساسة / السرية.

خبرة في العمل في مؤسسة واسعة / نموذج وحدة الأعمال عبر الأقسام المفضل.

الكفاءات المطلوبة:

القدرة على العمل في بيئة أعمال شديدة التنوع ومتنوعة جغرافيًا.

القدرة على الاستفادة و / أو إشراك الآخرين في إنجاز العمل.

يجب أن يكون بارعًا في التعامل مع المهام المتعددة (تعدد المهام وتحديد الأولويات) لضمان الانتهاء في الوقت المناسب مع الوفاء بالمواعيد النهائية المحددة.

يجب أن يكون قادرًا على الحفاظ على درجة عالية من السرية والاحتراف.

يجب أن يكون قادرًا على التوافق مع جميع إجراءات الشركة الداخلية والقياسية.

عائلة الوظيفة: دعم إداري

قطاع:

الموقع: الإمارات العربية المتحدة
دبي: برج أوبورا 2

مواقع إضافية:

تحول العمل: قياسي

السفر: غير محدد

المراقبة الطبية: لا ينطبق

أنشطة العمل الهامة: لا ينطبق

المرتب المتوقع::
*احيانا لا يكون متوفرا بناء على رغبة المعلن

العنوان: Dubai