المسمى الوظيفي: Contract: Technical Office Assistant – French

الشركة: EXPATS DIRECT LIMITED

تفاصيل الوظيفة: المسمى الوظيفي

عقد المسمى الوظيفي: مساعد مكتب فني

وصف

خدمات المساعدة الفنية لمساعد المكتب – متطلبات الوظيفة في دبي – إجادة اللغة الفرنسية – الأنشطة الرئيسية: أداء مهام السكرتارية والدعم الإداري الكامل تجاه الإدارة اكتب الأوراق والمراسلات القياسية (رسائل وفاكسات ومذكرات ومحاضر وعروض تقديمية إلخ) تحت الإملاء كتابة / ترجمة الأعمال الورقية القياسية والمراسلات (رسائل ، فاكسات ، مذكرات ، محاضر ، عروض تقديمية ، إلخ) باللغتين الإنجليزية أو العربية المرتبطة بالمديرين أو غيرهم من المهنيين. تحديد وإعداد التقارير غير القياسية. فحص المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل أو إعادة التوجيه حسب الضرورة ، حضور المكالمات الهاتفية والإجابة على الأسئلة المتعلقة بالأعمال المتعلقة بالأعمال. تمثيل نقطة الاتصال الأولى لزوار الشركة. التحكم في حركات الزوار الوافدين والمغادرين والمساهمة في وعيهم بإرشادات سلامة الشركة. التنظيم ، والمساهمة بنشاط في المنظمة من الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات التجارية بالتنسيق مع مختلف الأطرافالجداول الزمنية لكل من مديري الأقسام ورؤساء الأقسام (إدارة جدول الأعمال). تسجيل وتسجيل وإرسال البريد / التقارير الواردة والصادرة من خلال القنوات المناسبة والتأكد من الاكتمال المناسب مثل التدقيق في القراءة ومراقبة التوقيعات وما إلى ذلك. ، أرشفة ومراقبة واسترجاع الوثائق / التقارير المنتجة / المستلمة (مثل تعيين الرموز وما إلى ذلك) ؛ إدارة إشغال غرف الاجتماعات وتنسيق الترتيبات المطلوبة للاجتماعات ؛ تقديم المساعدة الإدارية / الفنية في عمليات عمل الكيانات (إدخال البيانات وتحديث قاعدة البيانات المعلومات ، والتحقق من المعلومات ، وإنشاء تقارير قياسية من النظام ، وما إلى ذلك) ؛ تنفيذ الإدارة العامة / معالجة المستندات الإدارية (مثل فحص الجداول الزمنية ، وتنسيق خطط الإجازة للفريق المدعوم ، وإصدار الطلبات ، وترتيب حجز الرحلة / الفندق) ؛ التواصل مع الداخلي / الأطراف الخارجية لضمان تنسيق العمليات التجارية (مثل توافر وثائق السفر في الخارج من قبل الموظفين والشركات المتعاقدة وما إلى ذلك). تنفيذ إدارة الاتصالات الأساسية (مثل التحقق من أسعار العقود ، إلغاء ، الفواتير ، إلخ ..) طلب البضائع / القرطاسية القياسية للإدارات / الأقسام ؛ تنفيذ الإدارة الأساسية وعملية الأعمال الورقية (تصوير / مسح ضوئي ، إرسال وحفظ المستندات) المساهمة بنشاط في النظافة العامة والنظافة والسلامة للمباني والالتزام بقواعد وإجراءات الشركة ؛ ضمان سرية المعلومات وأمن الوثائق الهامة كلما أمكن ذلك التخطيط والجدول الزمني و السيطرة على مجموعة متنوعة من عمليات العمل والموارد الخاصة لإكمال المهام الإدارية / الفنية الدورية. المساعد في المقر – تقديم الدعم السكرتاري والإداري الكامل واجبات الإدارة: اكتب الأوراق والمراسلات القياسية (رسائل وفاكسات ومذكرات ومحاضر وعروض تقديمية وما إلى ذلك) تحت الإملاء أو المسودة ؛ تحديد وإعداد التقارير غير القياسية ؛ فحص المكالمات الهاتفية وتلقي الرسائل أو إعادة التوجيه حسب الضرورة ؛ حضور المكالمات الهاتفية والإجابة على الأسئلة المتعلقة بالمسائل المتعلقة بالأعمال ؛ تمثيل نقطة الاتصال الأولى لزوار الشركة ؛ التحكم في تحركات الزوار القادمين والمغادرين والمساهمة في وعيهم بإرشادات سلامة الشركة ؛ التنظيم والمساهمة بنشاط في تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات التجارية بالتنسيق مع الأطراف المختلفة ؛ الحفاظ على الجداول الزمنية لموظفي المكتب وتنظيم متطلبات السفر وملء مطالبات النفقات وما إلى ذلك تسجيل وتسجيل وإرسال البريد / التقارير الواردة والصادرة من خلال القنوات المناسبة والتأكد من الاكتمال المناسب مثل التدقيق في القراءة ومراقبة التوقيعات ، إلخ. ؛ الحفاظ على نظام الملفات المناسب من خلال تنظيم وأرشفة ومراقبة واسترجاع المنتج المستندات / التقارير المستلمة / المستلمة (مثل تعيين الرموز وما إلى ذلك) ؛ إدارة إشغال غرف الاجتماعات وتنسيق الترتيبات المطلوبة للاجتماعات ؛ تقديم المساعدة الإدارية / الفنية في عمليات عمل الكيانات (إدخال البيانات وتحديث معلومات قاعدة البيانات ، والتحقق من المعلومات ، إنشاء تقارير قياسية من النظام ، وما إلى ذلك) ؛ تنفيذ الإدارة العامة / معالجة المستندات الإدارية (مثل فحص الجداول الزمنية وتنسيق خطط الإجازات للفريق المدعوم وإصدار طلبات الشراء وترتيب حجز الرحلة / الفندق) ؛ التواصل مع الأطراف الداخلية / الخارجية لضمان التنسيق من العمليات التجارية (على سبيل المثال ، توافر وثائق السفر في الخارج من قبل الموظفين والشركات المتعاقدة ، إلخ.) طلب السلع / القرطاسية القياسية للأقسام / الأقسام ؛ تنفيذ الإدارة الأساسية وعملية الأعمال الورقية (تصوير / مسح ضوئي ، إرسال وحفظ المستندات) المساهمة بنشاط في النظافة العامة والنظافة والسلامة للمباني وإلى الالتزام بقواعد وإجراءات الشركة ؛ ضمان سرية المعلومات وأمن الوثائق الهامة كلما أمكن ذلك التخطيط والجدول الزمني والتحكم في مجموعة متنوعة من عمليات العمل والموارد الخاصة لإكمال المهام الإدارية / الفنية المعينة الدورية ، وإدارة مباني المكاتب ، والتنسيق بين العديد من المواقع الفرعية ، بما في ذلك مهام المقر الرئيسي الأخرى: المساهمة في الفعالية الشاملة للأعمال من خلال أداء واجبات السكرتارية ، أو تقديم الدعم الإداري / الفني ، أو القيام بمهامنا الكتابية داخل الكيان المكلف بالمهمة. المساهمة في الصورة العامة الجيدة للشركة من خلال العلاقات المتناغمة مع الثلث الداخلي والخارجي الأطراف ، من خلال الانتهاء من العمل في غضون فترات زمنية معقولة والجودة / الدقة ، ومن خلال الامتثال لتوجهات الصحة والسلامة والبيئة للشركة وقواعد السلوك. الحد الأدنى من المتطلبات والمؤهلات: المستوى التعليمي: يفضل الحصول على درجة الدراسات العليا ، مهارات تواصل وتواصل ممتازة مع الآخرين ، إجادة (التحدث والكتابة والقراءة) باللغتين الإنجليزية والفرنسية. + خبرة 5 سنوات في مهام السكرتارية ، إتقان Windows XP ، حزمة Microsoft Office ( التخطيط … إلخ) الفضول في تكنولوجيا المعلومات (الأدوات … إلخ) نوع العقد: متعاقد – مطلوب مهارات لغوية فرنسية! أيام / ساعات العمل: وقت العمل القياسي وفقًا للتشريعات المحلية من 9 إلى 5 بما في ذلك استراحة لمدة ساعة واحدة (من الاثنين إلى الجمعة) تاريخ البدء: في أقرب وقت ممكن. الفترة المطلوبة: سنة واحدة مع إمكانية التمديد (التمديدات)

لقد قمت بالتقديم بشكل صحيح

تم إرسال رسالة إلى صاحب العمل ، ستتلقى الرد قريبًا. حظا طيبا وفقك الله!

لقد قمت بالتقديم بشكل صحيح

تم إرسال الطلب بشكل صحيح. ومع ذلك ، فقد رأينا أن سيرتك الذاتية غير مكتملة. نوصيك بشدة بملئها لإعلام صاحب العمل بك. هذه هي الحقول الفارغة لديك:

المرتب المتوقع::
*احيانا لا يكون متوفرا بناء على رغبة المعلن

العنوان: Dubai