المسمى الوظيفي: Assistant Secretary (Temporary Position)

الشركة: Ajman University

تفاصيل الوظيفة: ملخص الوظائف:

أداء واجبات الموظفين الإدارية ومساعدة الموظفين المتنوعة على مستوى شبه مهني لقسم أو قسم.

مسؤول عن إدارة المكاتب اليومية والمراسلات وأمور السكرتارية.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية:

• فحص البريد الوارد والمكالمات الهاتفية ؛ يستخدم السلطة التقديرية للرد من تلقاء نفسه ، وإعادة التوجيه إلى المرؤوسين حسب الاقتضاء.
• يؤدي واجبات الطباعة والنسخ كما هو مطلوب.
• مساعدة الموظفين الآخرين كما هو مطلوب في تحقيق الأهداف وتنظيم المؤتمرات وتخطيط الأحداث والواجبات المعينة.
• المساعدة في الإدارة اليومية والسلسة للمكتب / القسم
• يؤلف بشكل مستقل تقارير ومراسلات تحتوي على قرارات تميل إلى إنشاء سوابق والتي قد تلزم وحدة أو أعلى من مسار عمل.
• يساعد في تنظيم المؤتمرات واجتماعات اللجان والمشاركة فيها وتنفيذها.
• يؤلف مراسلات ومذكرات ومنشورات وشرائح ومواد دراسية معقدة.
• يعد جداول الأعمال ويستغرق دقائق للاجتماع. يعمل كجهة اتصال إداري مع الإدارات الأخرى في الحرم الجامعي والمنظمات والوكالات الخارجية فيما يتعلق بالسياسات والإجراءات والممارسات الإدارية.

إشراف:

• تقرير إلى: عميد
• المرؤوسون: لا يوجد

التعليم:

• درجة البكالوريوس مع خبرة سنتين في مجال السكرتارية.

مهارات المعرفة:

• يجب أن يكون على دراية بالمجالات التي تنطوي على إدارة المكاتب والإجراءات الإدارية.
• القدرة على الحفاظ على السرية.
• امتلاك معرفة بتكنولوجيا الكمبيوتر.
• هناك حاجة إلى مهارات إدارة الوقت للوفاء بالمواعيد النهائية.
• يمتلك مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.

ظروف العمل:

• يتم تنفيذ العمل عادة في بيئة عمل داخلية / مكتبية نموذجية.
• لا يتطلب مجهود بدني أو محدود للغاية.
• لا يوجد أو تعرض محدود للغاية للمخاطر الجسدية.

المرتب المتوقع::
*احيانا لا يكون متوفرا بناء على رغبة المعلن

العنوان: Ajman