المسمى الوظيفي: Administration Assistant (12 Month Contract)

الشركة: Northern Trust

تفاصيل الوظيفة: المسمى الوظيفي

الوظيفة شهر مساعد إداري

وصف

حول نورثرن ترست:
يوفر Northern Trust خدمات مالية مبتكرة وإرشادات للشركات والمؤسسات والأسر الميسورة والأفراد على مستوى العالم. مع 130 عامًا من الخبرة المالية وما يقرب من 20000 شريك ، نحن نخدم العملاء الأكثر تطورًا في العالم باستخدام التكنولوجيا الرائدة والخدمة الاستثنائية. بصفتك موظفًا في Northern Trust (شريكًا) ، ستكون جزءًا من ثقافة عمل مرنة وتعاونية ، والتي تتمتع بتاريخ قوي من القوة المالية والاستقرار. يتم تشجيع الحركة داخل المنظمة ، ويمكن الوصول إلى كبار القادة ، ويمكنك أن تفخر بالعمل لدى شركة ملتزمة بتعزيز المجتمعات التي نخدمها. تلتزم Northern Trust بالعمل مع الأفراد الذين يعانون من ظروف صحية وإعاقات وتوفير تعديلات لهم. إذا كنت ستستفيد من التعديلات لأي جزء من عملية التوظيف ، يرجى إبلاغ المجند لمناقشة متطلباتك الفردية. نحن ندرك قيمة الشمول والتنوع في الثقافة والفكر والخبرة ، ولهذا صنفتنا فوربس كأفضل صاحب عمل للتنوع في عام 2018.

الغرض من الدور: سيساعد مدير المكتب فريق أبو ظبي في إدارة المكتب بسلاسة وكفاءة. سيكون المدير مسؤولاً عن تقديم أعلى جودة للخدمات مع ضمان كفاءة التكلفة حيثما أمكن ذلك.

المهام الأساسية:
إدارة مكتب

• ضمان التحضير والتعميم في الوقت المناسب للبيانات للاجتماعات الداخلية / الخارجية كما هو مطلوب.
• تحديث المخططات التنظيمية للدائرة بشكل منتظم
• إدارة اليوميات ، لتشمل الاجتماعات ، والعشاء / الغداء ، والسفر ، والإقامة ، وما إلى ذلك … تنظيم السفر / التأشيرات – الاتصال بوكيل السفر بالشركة لضمان أفضل الخيارات من حيث التكلفة وتوفير الوقت
• تخطيط / خط سير الرحلة العالمية ومعالجة سداد نفقات السفر (عبر Concur) لضمان الدقة وفي الوقت المناسب
• تنسيق تقارير حوكمة المكتب الشهرية والفصلية

إدارة الأنشطة العامة

• دعم متطلبات MS Word و PowerPoint و Excel التي تلتزم بهوية شركة NT
• صياغة خطابات باللغة الإنجليزية لضمان معايير NT
• ترتيب ومتابعة تأشيرة NT للزملاء الدوليين
• إدارة متطلبات المبتدئين والمتقاعدين الجدد (مثل بطاقات العمل و Amex وطلبات iDM وطلبات ITM والتوجيه بشأن مرافق المكتب وما إلى ذلك)
• ضمان هيكل احتياطي ، بما في ذلك الإجراءات ، للأنشطة مع مديري الرياض ولندن
• دعم إداري مخصص لفريق الإدارة المحلية
• الدعم الإداري لفرع TNTCoSA.

أنشطة دعم الشركاء / الموارد البشرية

• قائمة تدقيق المنضمين الجدد – تأكد من إكمال المهام الإدارية الخاصة بالمشتركين الجدد في الوقت المحدد لبطاقات الهوية وبطاقات الوصول وإرسال حزمة العرض ووصول مسؤول IDM للموظفين الجدد وما إلى ذلك.
• قائمة التحقق من المتخلفين التأكد من أن الأنشطة الإدارية ذات الصلة بالخارجين هي أنشطة إلغاء amex مغلقة وما إلى ذلك
• بطاقات العمل ، مكتب ، كمبيوتر محمول ، إلخ
• إصدار بطاقة أميكس

خدمات إدارة المرافق

مسؤول المكتب مسؤول عن المساعدة في تقديم خدمات مرافق عالية الجودة بكفاءة عالية لدعم مكتب أبوظبي.

• اكتمال إنشاء وثائق البائعين الجدد والموافقة عليها ضمن سياسة NT
• تقديم الفواتير إلى النظام لاعتمادها ودفعها
• احتفظ بسجل للمدفوعات التي تم تحميلها في النظام وتاريخ الدفع
• الاتصال مع البائع ، بمثابة خط الاتصال الأول
• إدارة شركة خدمات التنظيف لضمان نظافة المكتب في جميع الأوقات
• صيانة أصول NT وتحسين عقد إيجار الشركة والأثاث والتجهيزات والتجهيزات
• التواصل مع إدارة المبنى بشأن الصيانة أو أي خدمات أخرى (فواتير ، شكوى ، إخطارات الضيوف ، مواقف السيارات ، إلخ)

أنشطة الفريق العامة

• تجليد النسخ والطباعة وما إلى ذلك ، حسب الاقتضاء.
• طباعة العروض التقديمية ، وحزم اللوحة ، وما إلى ذلك
• لقاء وتحية الزوار / العملاء والهاتف والمكتب بطريقة مهذبة وتوصيل الرسائل بشكل فعال وإدارة سجل الزوار
• إدارة إيصال البريد السريع / عمليات التسليم
• BCD السفر والرحلات والإقامة. الاحتفاظ بسجل مشكلة مع BCD

العمل معنا: نحب معرفة المزيد حول كيف يمكن أن تتناسب اهتماماتك وخبراتك مع واحدة من أكثر الشركات التي تحظى بإعجاب وأخلاق في العالم. في المقابل ، سوف ندعمك بأهدافك الشخصية والوظيفية بعدة طرق: تأمين الحياة المالية ، خطة الإعاقة ، المعاش / الإكراميات ، مراجعة الراتب السنوي ، موازنة العمل ، خيارات العمل المرنة ، الإجازة السنوية الإضافية ، أيام التطوع المجتمعي ، الصحة والرفاهية التأمين الطبي الخاص ، والنوادي الرياضية والاجتماعية النشطة (مجموعات وقت الغداء وما بعد العمل) ، وبرنامج مساعدة الموظفين ، التطوير المهني ، المسار الوظيفي الواضح ، والمساعدة التعليمية ، وبرنامج الاعتراف ، وجامعة NT (مجموعة واسعة من خيارات التدريب عبر الإنترنت والافتراضية وداخل المنزل) و مجالس موارد الأعمال التي يقودها الموظفون والمخصصة لمبادرات التنوع والشمول.
وأخيرًا نتمنى أن تكون متحمسًا للدور وفرصة العمل معنا.
نحن نقدر مكان العمل الشامل ونفهم أن المرونة تعني أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين.
تقدم بطلبك اليوم وتحدث إلينا عن متطلبات العمل المرنة الخاصة بك ويمكننا معًا تحقيق المزيد.

لقد قمت بالتقديم بشكل صحيح

تم إرسال رسالة إلى صاحب العمل ، ستتلقى الرد قريبًا. حظا طيبا وفقك الله!

لقد قمت بالتقديم بشكل صحيح

تم إرسال الطلب بشكل صحيح. ومع ذلك ، فقد رأينا أن سيرتك الذاتية غير مكتملة. نوصيك بشدة بملئها لإعلام صاحب العمل بك. هذه هي الحقول الفارغة لديك:

المرتب المتوقع::
*احيانا لا يكون متوفرا بناء على رغبة المعلن

العنوان: Abu Dhabi