المسمى الوظيفي: Administrative Assistant (Fixed Term until August 31, 2023)

الشركة: New York University Abu Dhabi

تفاصيل الوظيفة: يتم تشجيع مواطني دولة الإمارات العربية المتحدة على التقديم

تسعى جامعة نيويورك أبوظبي (NYUAD) إلى تعيين مساعد إداري.

تقديم الدعم الإداري لضمان التدفق السلس للنشاط داخل قسم التخطيط والمشاريع. الدور سيتعامل مع التحديات الإدارية على أساس يومي. المشاركة والمساعدة في حل المشكلات واتخاذ القرار بناءً على أهداف المكتب وأولوياته وأهدافه. سيعمل الدور مع إدارات ولجان الجامعة الأخرى وسيساعد الفريق في التنسيق والتوثيق. تتمثل المسؤوليات الأساسية لصاحب المنصب في تحديث قواعد البيانات والحفاظ عليها لنظام حجز الفضاء ونظام إدارة المساحة و Aconex (قاعدة بيانات وثائق إدارة المشروع).

المهام الأساسية:

• دعم مدير تخطيط ومشاريع الحرم الجامعي في حوكمة مجموعة عمل تخطيط المساحات. المساعدة في الجدولة والدقائق وملاحظات العرض التقديمي وعناصر العمل لهذه المجموعة
• الحفاظ على وتحديث قاعدة بيانات إدارة مشروع إيكونيكس ؛ رفع جميع الفواتير وأوامر الشراء الخاصة بأعمال المشروع لدعم وتحت إشراف فريق المشاريع الرأسمالية
• صيانة وتحديث نظام إدارة الفضاء (SMS) ، تحت إشراف مدير تخطيط الفضاء ، للحصول على بيانات تخصيص مساحة دقيقة لجميع مساحات الحرم الجامعي. إدارة نظام حجز المساحة ، وإجابة الأسئلة من أصحاب المصلحة في الحرم الجامعي ، والموافقة على استخدام المساحة المتخصصة. تطوير تقارير الاستخدام من النظام لمساعدة فريق التخطيط في اتخاذ القرارات المتعلقة بتخصيص المساحات
• قم بإعداد واستكمال النماذج المختلفة والتقارير والدقائق ومحتوى الإنترانت والمراسلات وأوامر الشراء وإعلانات الحرم الجامعي لدعم القسم. مراقبة ميزانيات الإدارة تحت إشراف مدير تخطيط ومشاريع الحرم الجامعي
• العمل في أي مشاريع أخرى يكلفه بها القسم

مؤهلات

التعليم المطلوب:

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم أو ما يعادلها في الخبرة

التعليم المفضل:

• درجة باكلريوس

الخبرة المطلوبة:

• لا تقل عن 5 سنوات من الخبرة الإدارية في بيئة الخدمات
• القدرة على الوصول إلى احتياجات النظام الفني
• مهارات ممتازة في الاتصال والعلاقات الشخصية والعلاقات مع العملاء
• مهارات قوية في العلاقات الشخصية والتواصل والتنسيق
• مهارات تنظيمية قوية مع الاهتمام بالتفاصيل
• قدرات قوية على التفوق

المرتب المتوقع::
*احيانا لا يكون متوفرا بناء على رغبة المعلن

العنوان: Abu Dhabi