سيعمل مراقب المستندات بشكل وثيق ومباشر مع مدير البرنامج بتوجيه من مدير مكتب البرنامج (PMO) في دعم تنفيذ نظام فعال لإدارة الوثائق للمشروع المعين له داخل Smiths Detection، ME.

الواجبات والمسؤوليات

• الإشراف على التنفيذ الفعال لنظام توثيق المشروع المتعلق بالبدء والتخطيط والمراقبة والتحكم ، والاتصالات الداخلية المطلوبة ومراحل إغلاق المشروع
• الحفاظ على إدارة المستندات ونظام التحكم في الإصدار الذي تم إنشاؤه وفقًا لنهج الشركة القياسي لتسجيل وتتبع جميع المستندات وفقًا لإجراءات مراقبة المستندات الموضوعة داخل مكتب إدارة المشروع و / أو وفقًا لمتطلبات العميل (إن أمكن)
• تجميع جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع وهيكليتها للأرشفة والتحميل على نقطة المشاركة و / أو نظام معلومات إدارة المشروع (PMIS) المطلوب للمشروع
• قم بإعداد تقرير أسبوعي وتقرير شهري عن حالة تقديم المستند والمراسلات والرسومات و BIMS وما إلى ذلك.
• قم بإنشاء تنسيق المستند وتخطيط الخطابات والأشكال الأخرى للتقديم المطلوبة للمشروع
• يدعم مدير المشروع في إكمال تقديم المستند (على سبيل المثال ، بيان الطريقة ، وتقديم المواد ، وما إلى ذلك) عن طريق التحقق من التخطيط ، ودمج رمز المستند الصحيح ، وإعداد التاريخ ، وإصدار المستند ، والتهجئة ، وتسلسل المستند
• تأكد من وجود توقيع صحيح وختم الشركة واكتمال الصفحات قبل تقديم المستند داخليًا وخارجيًا إداريًا:
• يحضر جميع اجتماعات العمل الرئيسية للمشروع (اجتماعات التنسيق اليومية) ، ويقوم بإعداد وتعميم محاضر الاجتماعات في الوقت المناسب وفقًا للترتيبات مع رئيس الوزراء
• تنظيم وتنسيق تنفيذ عمليات تدقيق البرامج الداخلية ودعم أنشطة المتابعة.
• يضمن أن الدروس المستفادة يتم التقاطها بشكل مستمر وفي الوقت المناسب من خلال المشاريع والبرامج ومشاركتها بين الفرق لتحسينها.
• قم بإعداد طلب الدفع وفقًا لتقدم المشروع وفقًا للترتيب مع مدير مكتب إدارة المشاريع ومدير مكتب إدارة المشاريع. احتفظ بسجل أو متتبع للرصد
• قم بإعداد طلب شراء (PR) في SAP وفقًا لطلب سياسات وإجراءات مدير PM و PMO: تأكد من دعم قانون Smiths لمسؤولية الشركة وأخلاقيات العمل في جميع الأنشطة

التنوع والشمول

نعتقد أن وجهات النظر والخلفيات المختلفة هي التي تجعل الشركة تزدهر. سيحصل جميع المتقدمين المؤهلين على اعتبار متساو للتوظيف بغض النظر عن العرق أو اللون أو الدين أو الجنس أو التوجه الجنسي أو الهوية الجنسية أو الأصل القومي أو الوضع الاقتصادي أو الإعاقة أو العمر أو أي خصائص أخرى محمية قانونًا. نحن فخورون بأن نكون شركة شاملة ذات قيم ترتكز على المساواة والأخلاق ، حيث نحتفل بالتنوع وندعمه ونتبناه.

الفرد

المعرفة والمهارات والقدرات الفنية: المتطلبات التعليمية:

• دورة مهنية مدتها سنتان (2)

دبلوم المعرفة الثانوية:

• نظام ضبط وترتيب الوثائق

تعتبر تجربة SAP إحدى المهارات الإضافية:

• ما لا يقل عن سنتين من الخبرة في مراقبة المستندات ذات الصلة في دور داخل منظمة خدمية. تجربة الشرق الأوسط الإقليمية ميزة إضافية
• تجربة برامج المستندات (على سبيل المثال ، ACONEX و PMWeb وما إلى ذلك)
• مهارات الاتصال اللفظي والكتابي وإدارة الأفراد جيدة.

مرنة وقابلة للتكيف مع الأولويات المتغيرة. الكفاءة والقدرات:

• القدرة على التواصل بوضوح (شفهيًا وكتابيًا واستماعًا) وبناء شبكة علاقات فعالة مع العملاء الداخليين والخارجيين.
• يمكن أن يُظهر القدرة على إصدار أحكام جيدة بناءً على المعلومات المتاحة وفي الوقت المناسب.
• الاهتمام بالتفاصيل ، منظم للغاية وقادر على العمل بمبادرة خاصة.
• الحفاظ على المستوى المناسب من السرية
• استباقي دعم الزملاء
• القدرة على العمل في فريق متعدد الثقافات في بيئة مصفوفة والتأثير على المستوى الأساسي
• الهدوء تحت الضغط
• موقف “يمكن أن تفعل”

التخطيط واتخاذ القرار:

• دعم تخطيط وتنظيم وتنفيذ إجراءات مراقبة الوثائق داخل المشاريع.
• مسؤول عن اتباع ضوابط المشروع الموحدة أو نهج PLM لأعمال Smith Detection.
• مطلوب لأداء المهام الإدارية بشكل مستقل والواجبات المتعلقة بتوثيق المشاريع تحت إشراف مدير مكتب إدارة المشاريع

الأثر والنطاق:

• المساءلة عن جميع متطلبات مراقبة المستندات وتكون مسؤولة عن الإدارة اليومية للدور
• سجل حافل للتسليم في الوقت المناسب ورضا العملاء وكن استباقيًا في موقفهم من العمل
• يتم تخصيص المرونة في مواقع مختلفة داخل الشرق الأوسط حسب موقع موقع المكتب المطلوب للمشروع المعين

العلاقات الداخلية والخارجية الرئيسية:

• مراقب المستندات (خارجي – جانب العميل)
• رئيس البرنامج
• كبار مدراء البرامج
• مدراء البرامج
• مدراء مشروع
• مهندسو المشروع
• مراقب مالي
• منسق خدمة منسق الخدمات اللوجستية

حول سميث

في Smiths ، نطبق أحدث التقنيات لتصميم وتصنيع وتقديم حلول مبتكرة رائدة في السوق تلبي احتياجات عملائنا المتطورة ، وتمس حياة الملايين من الأشخاص كل يوم. نحن شركة FTSE100 ، أعمال عالمية تضم حوالي 23000 زميل في 55 دولة. حلولنا لها تأثير حقيقي على الحياة في جميع أنحاء الكوكب ، وتمكين الصناعة وتحسين الرعاية الصحية وتعزيز الأمن وتعزيز الاتصال ودعم المنازل الجديدة. غالبًا ما تكون منتجاتنا وخدماتنا حاسمة لعمليات عملائنا ، بينما تساعد التكنولوجيا الخاصة بنا ومستويات الخدمة العالية لدينا على خلق ميزة تنافسية. نرحب بالزملاء ذوي العقل الفضولي ، الذين يسعدون بالمسؤولية ، ويتمتعون بالتحدي وتنجذبهم فكرة العمل في شركة لها تاريخ من الابتكار يبلغ 170 عامًا تقريبًا ، وخمسة أقسام عالمية ، وجميعهم خبراء في مجالهم.

حول كشف سميث

شركة Smiths Detection هي شركة عالمية رائدة في تقنيات الكشف عن التهديدات وفحصها للطيران والموانئ والحدود والأمن الحضري والدفاع. مع أكثر من 40 عامًا من الخبرة المختبرة ميدانيًا ، نقدم الحلول اللازمة لحماية المجتمع من التهديد والمرور غير القانوني للمتفجرات والأسلحة المحظورة والممنوعات والمواد الكيميائية السامة والمخدرات. في كل دقيقة من كل يوم ، تجعل تقنيتنا وشعبنا العالم مكانًا أكثر أمانًا. تعتبر Smiths Detection جزءًا من مجموعة Smiths Group ، وهي شركة عالمية رائدة في تطبيق التقنيات المتقدمة على الأسواق المعرضة للتهديد بالإضافة إلى اكتشاف الممنوعات والطاقة والأجهزة الطبية والاتصالات والمكونات الهندسية. توظف مجموعة Smiths حوالي 23000 شخص في أكثر من 50 دولة.

المرتب المتوقع::
*احيانا لا يكون متوفرا بناء على رغبة المعلن

العنوان: Sharjah