المسمى الوظيفي: (Temporary) Administrative Officer- Graduates of Ajman University

الشركة: Ajman University

تفاصيل الوظيفة: المسمى الوظيفي: موظف اداري (دوام جزئي)

القسم / الكلية: مكتب التسجيل

تهدف العبارات التالية إلى وصف الطبيعة العامة ومستوى العمل الذي يتم تنفيذه. لا يُقصد منها أن تفسر على أنها قائمة شاملة لجميع المسؤوليات والواجبات والمهارات المطلوبة من الأفراد المؤهلين.

ملخص العمل:

تسعى جامعة عجمان (AU) إلى تعيين مسؤول إداري للتنسيق والإشراف و / أو أداء مجموعة واسعة من أنشطة الدعم وخدمات السكرتارية والمهام السرية لمكتب قبول التسجيل. يجب أن يكون الموظف الإداري موجهًا نحو التفاصيل وخاضعًا للمساءلة وقادرًا على العمل بشكل مستقل بتوجيه محدود من مسجل الاتحاد الأفريقي. يجب أن يكون قادرًا أيضًا على القيام بمهام متعددة وتحديد أولويات المهام والمتطلبات المختلفة بناءً على الاستعجال.

الواجبات الأساسية والمسؤوليات:

• يوفر الدعم الإداري للمكتب ، مثل فحص الاتصالات الهاتفية والتعامل معها.
• ينظم ويسهل الاجتماعات والمناسبات الخاصة ؛ جداول وتنسيق التواريخ والأوقات والأماكن والحضور وجداول الأعمال والمرافق ؛ يأخذ محاضر الاجتماعات ويقدم الدعم الإداري ومتابعة الأمور الناشئة عن الاجتماعات.
• صياغة وإعداد الوثائق والمراسلات المكتوبة للمكتب ؛ فحص وتقييم المراسلات الواردة والصادرة وإعداد الردود حسب الاقتضاء.
• يساعد في جدولة وتنسيق المواعيد ورسائل البريد الإلكتروني وترتيبات السفر الخاصة بالمسجل.
• يدير جدول الفعاليات والأنشطة اليومية / الأسبوعية / الشهرية ، ويرتب المواعيد ويعد التقارير ذات الصلة.
• جمع البيانات وإدخالها و / أو تحديثها للحفاظ على السجلات وقواعد البيانات المحدثة حسب الاقتضاء ؛ ينشئ ويحتفظ بالملفات والسجلات للمكتب.
• يوجه ويشرف على عمل الموظفين المعينين حديثًا عند مشاركتهم في أنشطة الدعم ذات الصلة.
• ينسق ويشرف على الإدارة اليومية للإمدادات والمعدات للمكتب.
• يعزز النمو المهني والتنمية من خلال المشاركة في البرامج التعليمية ، والمؤلفات الحالية ، والاجتماعات وورش العمل أثناء الخدمة.
• التنسيق مع الوحدات الداخلية والدوائر الحكومية المعنية.
• التنسيق مع المكاتب والكليات المختلفة بشأن طلبات واستفسارات الطلاب.
• يؤدي واجبات متنوعة متعلقة بالوظيفة كما تم تعيينها من قبل المدير المباشر.

المؤهلات والخبرة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تكنولوجيا المعلومات أو أي مجال آخر ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 4 سنوات فيما يتعلق بالواجبات والمسؤوليات المحددة.
• الخبرة في العمل ضمن بيئة أكاديمية ميزة إضافية.

مهارات المعرفة:

• مهارات صيانة السجلات.
• مهارات تواصل وشخصية قوية والقدرة على العمل بفعالية مع موظفين من مجتمعات متنوعة.
• القدرة على إنشاء وتأليف وتحرير المراسلات والمواد المكتوبة الأخرى.
• مهارات جيدة في تنظيم الموارد وتحديد الأولويات.
• مهارات معالجة الكلمات و / أو إدخال البيانات.
• القدرة على تنسيق وتنظيم الاجتماعات و / أو المناسبات الخاصة.
• مهارات إدارة قواعد البيانات.
• النزاهة والكفاءة المهنية.
• معرفة تقنيات التخطيط والجدولة.
• الإلمام بتنظيم المكتب وتقنيات التحسين.
• يُفضل أن يكون لديك مستوى عالٍ من القدرة على إدارة المهام المتعددة والوقت.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
• إجادة مايكروسوفت أوفيس.

ظروف العمل:

• يتم تنفيذ العمل عادة في بيئة عمل داخلية / مكتبية نموذجية.
• لا يتطلب مجهود بدني أو محدود للغاية.
• لا يوجد أو تعرض محدود للغاية للمخاطر الجسدية.

المرتب المتوقع::
*احيانا لا يكون متوفرا بناء على رغبة المعلن

العنوان: Ajman